Por que informatizar uma clínica de saúde?

Por que informatizar uma clínica de saúde?

Estava esperando minha última consulta médica e não pude deixar de notar o processo realizado pela recepcionista. Em um caderno estavam agendados os nomes dos pacientes do dia, depois de confirmada a identidade, ela se encaminha a uma sala enorme e lá pega um envelope pardo com minha ficha médica.

Eu tinha alguns exames para retirar e ela me entrega juntamente com a guia do convênio para assinar. A clínica estava cheia, afinal todos amam o médico em questão, apesar do tempo parecer ter parado naquela recepção. Tudo me pareceu muito bucólico naquela tarde. Até que sentei e observei que ninguém assistia a TV ou lia as revistas expostas, mas todos estavam vidrados em seus celulares.

Esse contraste me fez refletir sobre como as clínicas podem agilizar os agendamentos e atendimentos com a informatização. Há tantas opções no mercado de sistemas que hoje permitem controlar o estoque, o financeiro, emitir receituário, agendar e lembrar as consultas, etc. Com um simples clique no mouse muitas atividades dessas duas recepcionistas seriam resolvidas.

Não se trata apenas de modernizar, mas de ter melhor gestão sobre toda a operação. Com a informatização, todas as informações estarão reunidas em um só lugar, proporcionando praticidade e rapidez para quem precisa tomar decisão. O registro informatizado dos dados dos pacientes, além de economizar espaço físico, permite ter, além das informações pessoais, consultas e resultados dos exames.

Sem o risco de perder fichas ou ainda danificá-las, os sistemas permitem que os dados sejam acessados de forma controlada. Ou seja, é gerado um registro de acesso que garante a integridade, confidencialidade e inviolabilidade dessas informações. Se o sistema for hospedado na nuvem ou permitir acesso remoto seguro, pode ser acessado de onde estiver em caso de emergência.

Não pense que isso é vantagem apenas para grandes clínicas e hospitais não. Os profissionais que atendem em seus consultórios particulares são também beneficiados pela informatização, já que além de atenderem seus pacientes, eles precisam atender fornecedores, comprar suprimentos, organizar agendas e gerenciar a recepcionista.

Diante do exposto acima, fica claro que informatizar trará bons resultados. Mas nada de sair correndo e comprar o primeiro sistema que você vê pela frente. Pense primeiro por onde começar. No caso do exemplo citado, eu recomendaria um sistema de agendamento e prontuário eletrônico que pudesse de cara atacar os seguintes pontos:

  • Agendar consulta no site da clínica (se ela tiver site);
  • Confirmação de consulta e envio de lembretes aos pacientes;
  • Prontuário e exames integrados, permitindo a digitalização dos laudos apresentados;
  • Impressão de receituários com qualidade e legíveis aos pacientes;
  • Financeiro integrado para controle dos custos e entradas;
  • Otimização das atividades e aumento da produtividade dos funcionários.

Quando uma clínica opta pela informatização, deve entender que não é tão simples o processo. Durante um tempo, o papel ainda circulará até que todos os prontuários estejam cadastrados no sistema. Por isso mesmo deve-se começar a informatização por aqueles mais recentes, cuja probabilidade de retorno para revisão é maior.

Caso o foco esteja em manter contato com os pacientes, tornando esse relacionamento médico/clínica/paciente mais próximo, pense em uma solução com um bom pós-consulta, no qual o paciente receba uma mensagem no seu aniversário, datas festivas ou um lembrete de que é hora de refazer algum exame periódico. Vamos combinar, esse tipo de tratamento personalizado ajuda muito o paciente a fixar sua marca. Lógico que o atendimento tem que estar à altura.

Infelizmente, um sistema informatizado não irá garantir novos pacientes, mas podem gerar dados importantes para sua estratégia de captação. A área de marketing pode elaborar então campanhas direcionadas ao público que sua clínica atende com mais embasamento. Então pensar na estratégia de implantação é muito importante, e valerá cada investimento de tempo e dinheiro.

Informatizar Consultório

Exemplo de um consultório informatizado. As informações dos pacientes ficam no sistema e salvos em nuvem. Agilidade no atendimento e mais segurança nas informações.

E falando em dinheiro, eis um dos tópicos que uma clínica informatizada consegue gerir melhor ao ter um sistema integrado. Ao se estabelecer que todas as despesas e receitas sejam lançadas no sistema, o gestor consegue saber exatamente como anda a saúde financeira da clínica.

Na chegada do paciente, os dados do agendamento já dizem qual o tipo de pagamento. Ao sair da consulta, todos os procedimentos adicionais registrados e seus valores são registrados. E então é fazer o pagamento final. Nada se perde, não é mesmo. Mas voltando à realidade, entrei no consultório do meu médico e lá estava ele lendo os registros da minha última consulta na ficha que a recepcionista o entregou.

Lógico que falei do assunto, mas com tantos pacientes ele nem parece se preocupar muito em como a bucólica clínica que ele dirige perde tempo e dinheiro. Foi então que perguntei: “e se essas fichas todas pegassem fogo, o que você faria?”. Com um sorriso amarelo, ele disse: “acho que perderei muitas informações dos pacientes. Espero que nada aconteça, mas prevenir é melhor que remediar”.

Fonte: Revista Saúde Premium

Como ter uma boa organização documental em sua empresa?

Como ter uma boa organização documental em sua empresa?

Como profissional focada em ajudar empresas a aumentarem a produtividade dos seus times e por conseguinte seus resultados, vejo que muitas empresas continuam “sofrendo” horas para localizar um documento. Além da perda de tempo, há a perda de dinheiro envolvido nesse processo.

Segundo dados da PwC e da Radicati Group, geram-se em média 19 cópias de cada documento manuseado numa organização. E os profissionais gastam de 5 a 15% do seu tempo lendo documentos que levaram até 50% do tempo para localizarem.  Mas o pior de tudo foi saber que 7,5% de todos os documentos que deveriam estar disponíveis para consulta foram perdidos e 5% só por terem sido armazenados incorretamente nos arquivos.

Na época em que a agilidade para se chegar a uma informação é cultuada, imagine-se debruçado sobre um arquivo buscando essa informação em um documento em papel.  Já imaginou? Pois é, o governo brasileiro vem implantando muitos sistemas que permitem a troca de documentos eletronicamente e com assinatura digital. Mas ainda usamos muito papel dentro de uma empresa.

Sendo o documento em papel ou nascendo digital, é importante que toda empresa encare os documentos de forma séria. Ter um profissional de arquivologia ou biblioteconomia para organizar o tramite de cada tipo de documento. Definindo a tabela de temporalidade, o tipo e o controle de acesso. Nas empresas menores ter um profissional capacitado, nas regras básicas de arquivologia, já adianta muito o processo de gestão documental.

Em 25 anos na área de Tecnologia da Informação já me deparei com funcionários que percebem que serão demitidos e apagam todos os documentos do seu computador. Eles foram pagos para gerar os documentos, mas decidem que são seus e simplesmente levam embora ou deletam.

Há ainda casos de documentos confidenciais que foram parar na mão de um funcionário não autorizado, que decide vender para a concorrência. Ou ainda um contrato firmado pela empresa com um fornecedor, precisa ser rompido e ninguém encontra o contrato no acervo. Um funcionário demitido resolve fazer uma reclamatória trabalhista e a empresa não tem os documentos necessários para apresentar.

Os documentos são patrimônio da empresa e devem ser tratados como tal. A empresa precisa controlar seus documentos como controla o seu fluxo de caixa. Infelizmente as empresas só se dão conta do valor de um documento, quando ele é perdido ou furtado.

Mas isso pode mudar e eu convido a cada empresa a pensar em como vem tratando seus documentos. Áreas que manipulam muitos documentos como Contabilidade, Recursos Humanos e Qualidade podem ser as primeiras a se beneficiarem pela adoção de uma boa gestão documental.

Com o avanço da tecnologia, as soluções de GED (gestão eletrônica de documentos) se tornaram acessíveis a qualquer porte de empresa. É possível ter soluções na nuvem, com acesso 24 horas do dia de qualquer plataforma com suporte online. E um projeto bem estruturado proporciona um retorno rápido do investimento realizado.

Quer começar um projeto na sua empresa, que tal mapear os tipos de documentos que você utiliza, seja os que são enviados por outros ou gerados por você. Levante o volume de cada tipo, o tempo que eles precisam ser armazenados e quem precisa acessá-los. Se possível levante quanto tempo os profissionais da área levam para localizar um documento e se ele for perdido, qual o impacto financeiro ou de imagem pode gerar.

Compre um scanner, organize o que realmente precisa ficar em papel (para cumprir alguma exigência legal) e inicie a digitalização. Os que nasceram digitais, precisam ser centralizados, o que mais ocorre nas empresas são documentos gerados e armazenados localmente, que não possuem backup.

Depois disso é hora de selecionar uma solução de GED para te ajudar a organizar os documentos através de palavras chaves. Ajuste o processo para que todo documento novo vá direto para a solução de GED e usufrua dos benefícios que uma empresa com boa gestão documental oferece. Como alguns que listei abaixo:

  • Redução dos custos operacionais
  • Aumento da produtividade dos empregados, menos buscas e espera por documentos
  • Maior velocidade nas respostas às demandas dos clientes
  • Ganhos de imagem e reputação da marca, devido a percepção de contribuição com a redução do impacto ambiental
  • 100% dos documentos eletrônicos são aceitos em um tribunal de justiça (Brasil)
  • Flexibilidade de trabalho remoto com acesso 24×7 dos documentos da empresa, especialmente para quem atua externamente
  • Gestão de vencimento/prazos
  • Controle de descarte e solicitações de documentos

Fonte: Rede GPN

Gestão eletrônica de documentos, isso serve para mim?

Gestão eletrônica de documentos, isso serve para mim?

Como professora de Projetos de Gestão Eletrônica de Documentos tinha a pretensão de ser uma pessoa com poucos documentos guardados.  Mas a dura realidade é que eu sou uma daquelas pessoas que guardam tudo o que chama atenção em revistas e jornais.  Lógico que meu periférico preferido é o scanner, e sempre que posso estou passando por lá o material que recebo, pois posso precisar seja para uma aula, palestra ou na vida pessoal.

Essa forma de lidar com documentos segundo minha advogada é muito boa, pois eu sempre tenho muitas provas para apresentar num processo (rsrs).  Mas para que eu consiga dar conta dessa papelada toda, precisei me organizar.  Mas ainda vejo muitos escritórios, empresas e famílias “sofrendo” horas para localizar um documento.

Segundo dados da Global GED, geram-se em média 19 cópias de cada documento manuseado numa organização.  E os profissionais gastam de 5 a 15% do seu tempo lendo documentos que levaram de 30 a 40% do tempo para serem localizados.  Mas o pior de tudo foi saber que 7,5% de todos os documentos que deveriam estar disponíveis para consulta foram perdidos e 5% só por terem sido armazenados incorretamente.

Se pararmos para pensar no volume de documentos estruturados ou não, que circulam na internet, fica mais complicado ainda ter de lidar com eles em papel.  Na época em que a agilidade para se chegar a uma informação é cultuada, imagine-se debruçado sobre um arquivo buscando essa informação em um documento em papel.  Já pensou?

Então, agora vai a minha dica para quem está em casa e tem muito papel para guardar, compre um scanner, organize o que realmente precisa ficar em papel e simplifique sua vida. Busque um profissional de GED para te ajudar em seu escritório de casa ou na empresa.  Simplifique a vida e use o tempo da busca de um documento para ganhar produtividade.

O conceito de Paperless que prega a redução ou eliminação total do uso do papel em transações comerciais traz muitos benefícios para quem o adota. Alguns deles:

  • Redução dos custos operacionais
  • Aumento da produtividade dos empregados, menos buscas e espera por documentos
  • Maior velocidade nas respostas às demandas dos clientes
  • Ganhos de imagem e reputação da marca, devido a percepção de contribuição com a redução do impacto ambiental
  • 100% dos documentos eletrônicos são aceitos em um tribunal de justiça (Brasil)
  • Flexibilidade de trabalho remoto com acesso 24×7 dos documentos da empresa, especialmente para quem atua externamente

Lógico que uma cultura sem papel precisa passar por uma mudança de comportamento das pessoas que atuam nos processos organizacionais, mas é totalmente factível.  Uma oportunidade pode ser iniciar na parte fiscal, que hoje já tem um estimulo do sistema tributário do pais com a entrada da nota fiscal eletrônica, o imposto de renda, cupom fiscal eletrônico, e-social para a previdência e outros.

As soluções estão mais simples, robustas e baratas. O valor de armazenamento digital tem caído a cada ano que passa e se comparado ao M2 pago para guardar papel. Além disso pode começar a reduzir o volume de impressão.  Para começar o projeto é muito simples e em 1 (uma) semana é possível começar a usar uma solução completa.

E no futuro evoluir o GED para o processo de gestão do conhecimento.  Eu particularmente vejo o processo de gestão documental como uma ponta do iceberg chamado “conhecimento coletivo organizacional”.  Muitas áreas da empresa geram informações e dados que precisam ser analisados e estruturados de forma a transmitir conhecimento e consequente resultado para o negócio.

Lembro que na minha primeira viagem internacional a negócios, meu gestor pediu um relatório de no mínimo 15 páginas com o que levantei de informações e das palestras.  Para quem não esteve no evento, foi a oportunidade de ter as impressões captadas por mim e o conhecimento ficou na empresa, assim como todo o material de apoio que ganhei no evento, registrado no CEDOC.  Estando presente no evento ganhei um conhecimento que levo para a vida toda, mas a empresa tem também esse conhecimento que investiu para ter dentro de casa através de um profissional.

Isso serve para todas as áreas da empresa, a área comercial por exemplo: em contato com os clientes pode obter informações importantes sobre o mercado e novas oportunidades de negócios, avaliar tendências da concorrência em abordagens e negócios.  A área de TI, eu como gosto muito da parte de gestão de serviços, lembro muito dos meus preciosos cadernos, pois a medida que vou observando os problemas e solucionando, vou criando procedimentos de atendimento.  Esse conhecimento quando registrado e colocado à disposição dos demais membros da equipe, fomentam novos desenvolvimentos.

Além de implantar uma cultura paperless, enxergo a implantação de um GED como a oportunidade de sistematizar um processo de apropriação da informação que pertence sim a empresa onde você atua. Afinal ela te paga mensalmente para que você desenvolva uma atividade.  Sendo assim tudo o que é gerado de informação a ela pertence.

Está lançado o desafio de implantar essa ferramenta de forma estratégica para as empresas, é um processo continuo e progressivo, mas que revolucionará a forma como as informações são tratadas. Comece pequeno e vá alargando as fronteiras, a medida que o retorno do investimento esteja acontecendo, segundo estudo da AIIM[i] de 2014, gira em cerca de 12 meses.

 

[i] Association for Information and Image Management