Como ter uma boa organização documental em sua empresa?

Como ter uma boa organização documental em sua empresa?

Como profissional focada em ajudar empresas a aumentarem a produtividade dos seus times e por conseguinte seus resultados, vejo que muitas empresas continuam “sofrendo” horas para localizar um documento. Além da perda de tempo, há a perda de dinheiro envolvido nesse processo.

Segundo dados da PwC e da Radicati Group, geram-se em média 19 cópias de cada documento manuseado numa organização. E os profissionais gastam de 5 a 15% do seu tempo lendo documentos que levaram até 50% do tempo para localizarem.  Mas o pior de tudo foi saber que 7,5% de todos os documentos que deveriam estar disponíveis para consulta foram perdidos e 5% só por terem sido armazenados incorretamente nos arquivos.

Na época em que a agilidade para se chegar a uma informação é cultuada, imagine-se debruçado sobre um arquivo buscando essa informação em um documento em papel.  Já imaginou? Pois é, o governo brasileiro vem implantando muitos sistemas que permitem a troca de documentos eletronicamente e com assinatura digital. Mas ainda usamos muito papel dentro de uma empresa.

Sendo o documento em papel ou nascendo digital, é importante que toda empresa encare os documentos de forma séria. Ter um profissional de arquivologia ou biblioteconomia para organizar o tramite de cada tipo de documento. Definindo a tabela de temporalidade, o tipo e o controle de acesso. Nas empresas menores ter um profissional capacitado, nas regras básicas de arquivologia, já adianta muito o processo de gestão documental.

Em 25 anos na área de Tecnologia da Informação já me deparei com funcionários que percebem que serão demitidos e apagam todos os documentos do seu computador. Eles foram pagos para gerar os documentos, mas decidem que são seus e simplesmente levam embora ou deletam.

Há ainda casos de documentos confidenciais que foram parar na mão de um funcionário não autorizado, que decide vender para a concorrência. Ou ainda um contrato firmado pela empresa com um fornecedor, precisa ser rompido e ninguém encontra o contrato no acervo. Um funcionário demitido resolve fazer uma reclamatória trabalhista e a empresa não tem os documentos necessários para apresentar.

Os documentos são patrimônio da empresa e devem ser tratados como tal. A empresa precisa controlar seus documentos como controla o seu fluxo de caixa. Infelizmente as empresas só se dão conta do valor de um documento, quando ele é perdido ou furtado.

Mas isso pode mudar e eu convido a cada empresa a pensar em como vem tratando seus documentos. Áreas que manipulam muitos documentos como Contabilidade, Recursos Humanos e Qualidade podem ser as primeiras a se beneficiarem pela adoção de uma boa gestão documental.

Com o avanço da tecnologia, as soluções de GED (gestão eletrônica de documentos) se tornaram acessíveis a qualquer porte de empresa. É possível ter soluções na nuvem, com acesso 24 horas do dia de qualquer plataforma com suporte online. E um projeto bem estruturado proporciona um retorno rápido do investimento realizado.

Quer começar um projeto na sua empresa, que tal mapear os tipos de documentos que você utiliza, seja os que são enviados por outros ou gerados por você. Levante o volume de cada tipo, o tempo que eles precisam ser armazenados e quem precisa acessá-los. Se possível levante quanto tempo os profissionais da área levam para localizar um documento e se ele for perdido, qual o impacto financeiro ou de imagem pode gerar.

Compre um scanner, organize o que realmente precisa ficar em papel (para cumprir alguma exigência legal) e inicie a digitalização. Os que nasceram digitais, precisam ser centralizados, o que mais ocorre nas empresas são documentos gerados e armazenados localmente, que não possuem backup.

Depois disso é hora de selecionar uma solução de GED para te ajudar a organizar os documentos através de palavras chaves. Ajuste o processo para que todo documento novo vá direto para a solução de GED e usufrua dos benefícios que uma empresa com boa gestão documental oferece. Como alguns que listei abaixo:

  • Redução dos custos operacionais
  • Aumento da produtividade dos empregados, menos buscas e espera por documentos
  • Maior velocidade nas respostas às demandas dos clientes
  • Ganhos de imagem e reputação da marca, devido a percepção de contribuição com a redução do impacto ambiental
  • 100% dos documentos eletrônicos são aceitos em um tribunal de justiça (Brasil)
  • Flexibilidade de trabalho remoto com acesso 24×7 dos documentos da empresa, especialmente para quem atua externamente
  • Gestão de vencimento/prazos
  • Controle de descarte e solicitações de documentos

Fonte: Rede GPN

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