Por que informatizar uma clínica de saúde?

Por que informatizar uma clínica de saúde?

Estava esperando minha última consulta médica e não pude deixar de notar o processo realizado pela recepcionista. Em um caderno estavam agendados os nomes dos pacientes do dia, depois de confirmada a identidade, ela se encaminha a uma sala enorme e lá pega um envelope pardo com minha ficha médica.

Eu tinha alguns exames para retirar e ela me entrega juntamente com a guia do convênio para assinar. A clínica estava cheia, afinal todos amam o médico em questão, apesar do tempo parecer ter parado naquela recepção. Tudo me pareceu muito bucólico naquela tarde. Até que sentei e observei que ninguém assistia a TV ou lia as revistas expostas, mas todos estavam vidrados em seus celulares.

Esse contraste me fez refletir sobre como as clínicas podem agilizar os agendamentos e atendimentos com a informatização. Há tantas opções no mercado de sistemas que hoje permitem controlar o estoque, o financeiro, emitir receituário, agendar e lembrar as consultas, etc. Com um simples clique no mouse muitas atividades dessas duas recepcionistas seriam resolvidas.

Não se trata apenas de modernizar, mas de ter melhor gestão sobre toda a operação. Com a informatização, todas as informações estarão reunidas em um só lugar, proporcionando praticidade e rapidez para quem precisa tomar decisão. O registro informatizado dos dados dos pacientes, além de economizar espaço físico, permite ter, além das informações pessoais, consultas e resultados dos exames.

Sem o risco de perder fichas ou ainda danificá-las, os sistemas permitem que os dados sejam acessados de forma controlada. Ou seja, é gerado um registro de acesso que garante a integridade, confidencialidade e inviolabilidade dessas informações. Se o sistema for hospedado na nuvem ou permitir acesso remoto seguro, pode ser acessado de onde estiver em caso de emergência.

Não pense que isso é vantagem apenas para grandes clínicas e hospitais não. Os profissionais que atendem em seus consultórios particulares são também beneficiados pela informatização, já que além de atenderem seus pacientes, eles precisam atender fornecedores, comprar suprimentos, organizar agendas e gerenciar a recepcionista.

Diante do exposto acima, fica claro que informatizar trará bons resultados. Mas nada de sair correndo e comprar o primeiro sistema que você vê pela frente. Pense primeiro por onde começar. No caso do exemplo citado, eu recomendaria um sistema de agendamento e prontuário eletrônico que pudesse de cara atacar os seguintes pontos:

  • Agendar consulta no site da clínica (se ela tiver site);
  • Confirmação de consulta e envio de lembretes aos pacientes;
  • Prontuário e exames integrados, permitindo a digitalização dos laudos apresentados;
  • Impressão de receituários com qualidade e legíveis aos pacientes;
  • Financeiro integrado para controle dos custos e entradas;
  • Otimização das atividades e aumento da produtividade dos funcionários.

Quando uma clínica opta pela informatização, deve entender que não é tão simples o processo. Durante um tempo, o papel ainda circulará até que todos os prontuários estejam cadastrados no sistema. Por isso mesmo deve-se começar a informatização por aqueles mais recentes, cuja probabilidade de retorno para revisão é maior.

Caso o foco esteja em manter contato com os pacientes, tornando esse relacionamento médico/clínica/paciente mais próximo, pense em uma solução com um bom pós-consulta, no qual o paciente receba uma mensagem no seu aniversário, datas festivas ou um lembrete de que é hora de refazer algum exame periódico. Vamos combinar, esse tipo de tratamento personalizado ajuda muito o paciente a fixar sua marca. Lógico que o atendimento tem que estar à altura.

Infelizmente, um sistema informatizado não irá garantir novos pacientes, mas podem gerar dados importantes para sua estratégia de captação. A área de marketing pode elaborar então campanhas direcionadas ao público que sua clínica atende com mais embasamento. Então pensar na estratégia de implantação é muito importante, e valerá cada investimento de tempo e dinheiro.

Informatizar Consultório

Exemplo de um consultório informatizado. As informações dos pacientes ficam no sistema e salvos em nuvem. Agilidade no atendimento e mais segurança nas informações.

E falando em dinheiro, eis um dos tópicos que uma clínica informatizada consegue gerir melhor ao ter um sistema integrado. Ao se estabelecer que todas as despesas e receitas sejam lançadas no sistema, o gestor consegue saber exatamente como anda a saúde financeira da clínica.

Na chegada do paciente, os dados do agendamento já dizem qual o tipo de pagamento. Ao sair da consulta, todos os procedimentos adicionais registrados e seus valores são registrados. E então é fazer o pagamento final. Nada se perde, não é mesmo. Mas voltando à realidade, entrei no consultório do meu médico e lá estava ele lendo os registros da minha última consulta na ficha que a recepcionista o entregou.

Lógico que falei do assunto, mas com tantos pacientes ele nem parece se preocupar muito em como a bucólica clínica que ele dirige perde tempo e dinheiro. Foi então que perguntei: “e se essas fichas todas pegassem fogo, o que você faria?”. Com um sorriso amarelo, ele disse: “acho que perderei muitas informações dos pacientes. Espero que nada aconteça, mas prevenir é melhor que remediar”.

Fonte: Revista Saúde Premium

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